POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES MARKETING PERSONAL S.A.
PREÁMBULO
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo
consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, MARKETING PERSONAL
S.A. adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta
manera, MARKETING PERSONAL S.A. manifiesta que garantiza los derechos a la
privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos
personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los
principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL
Las Bases de Datos de MARKETING PERSONAL S.A. se
ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con
base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la
autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la
normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier
otro manual, acuerdo, política o convención expedido por MARKETING PERSONAL
S.A. con antelación al mismo.
NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN
El derecho fundamental al habeas data tiene por
objeto garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen
sobre la información que son titulares, concretamente sobre el uso y destino
que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la
protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para
mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el
derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están
sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de
consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y
utilización. Lo anterior, tiene por objeto la correcta adecuación de las bases
de datos a la ley.
La ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de
garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido
derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en
cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condición de
MARKETING PERSONAL S.A. como responsable del tratamiento de datos personales a
la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la
referida ley.
OBJETO
El presente manual se expide para determinar los
parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos
personales de personas naturales y jurídicas que suministran y constituyen las
bases de datos de MARKETING PERSONAL S.A.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente manual debe ser conocido y aplicado por
todos los funcionarios, empleados y dependencias de MARKETING PERSONAL S.A.,
así como por los contratistas y proveedores independientes de MARKETING
PERSONAL S.A., especialmente por aquellos que sean Encargados del Tratamiento
de los datos personales y administración de las bases de datos de MARKETING
PERSONAL S.A.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
MARKETING PERSONAL S.A, identificada con NIT. 811.018.771-1.
Domiciliada en Calle 10 sur Nº 51c -77, Medellín Colombia. Teléfono 604 6050202,
correo electrónico informacion@grupomp.com, será el responsable del tratamiento
de los datos personales y las bases de datos.
DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, a continuación,
se define cómo deberán entenderse las siguientes palabras:
Base de datos: Conjunto organizado de datos
personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del
tratamiento.
Titular de
los datos personales: Cada una de las personas naturales con las que se
relacionan los datos personales.
Tratamiento de datos personales: Conjunto de actividades a
las que se someten los datos personales. Por ejemplo, la recolección, el
almacenamiento y el uso que se hace de dichos datos.
Autorización: Permiso otorgado por el
titular para efectuar el tratamiento de sus datos personales. La autorización
debe caracterizarse por ser expresa, previa al tratamiento y consultable con
posterioridad a su concesión por parte del titular. La autorización puede otorgarse
por cualquier medio conocido o por conocerse siempre que cumpla con las
características establecidas.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o
jurídica, de naturaleza pública o privada, legitimada para decidir sobre el
tratamiento de datos personales o la base de datos.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o
jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos
personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.
Aviso de Privacidad: Es una comunicación del
Responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se
informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que
son sometidas los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas
y las finalidades del tratamiento de los datos personales.
Transmisión: Tratamiento dado por el
encargado del tratamiento a los datos personales para comunicarlos dentro o fuera
de Colombia bajo la responsabilidad del responsable.
Transferencia: Tratamiento dado por el
responsable o encargado del tratamiento mediante el envío de información o de
datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía,
localizado dentro o fuera de Colombia.
Normatividad: Conjunto de normas, leyes y
decretos que regulan una materia específica. Para el presente caso siempre se
hará referencia a la regulación de datos personales.
Menor de edad: Es todo niño, niña o
adolescente (púber o impúber) cuya edad sea inferior a 18 años.
PRINCIPIOS
En todo tratamiento de datos personales que realice
MARKETING PERSONAL S.A., se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen
General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los
siguientes:
Principio de legalidad del tratamiento de
datos: Para el tratamiento de datos personales realizado
por MARKETING PERSONAL S.A., se aplican las normas del ordenamiento jurídico
colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y
las contenidas en la presente política.
Principio de nacionalidad: El tratamiento dado por
MARKETING PERSONAL S.A. a los datos personales que tiene, obedece a las
finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía
con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente
política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten,
adicionen, modifiquen o deroguen.
Principio de libertad. El tratamiento que realice
MARKETING PERSONAL S.A. a los datos personales, lo hace de acuerdo a la
autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a
tratamiento por parte de MARKETING PERSONAL S.A. debe ser veraz, completa,
actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia. MARKETING PERSONAL S.A.
garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información
sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los
procedimientos descritos en el presente manual.
Principio de acceso y circulación
restringida. MARKETING PERSONAL S.A. garantiza que el
tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable
se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas
permitidas por la ley.
Principio de seguridad. MARKETING PERSONAL S.A.
implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias
para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el
uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.
Principio de confidencialidad. El tratamiento dado a los
datos personales de bases de datos de la Organización se realizará con estricta
confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la
presente política.
CONSULTA DE LA POLÍTICA
Esta política debe ser presentada y
dispuesta en un acceso visible en los sitios oficiales de MARKETING
PERSONAL S.A. y en la página web principal para su fácil consulta y acceso por
parte del público en general. Lo anterior, sin perjuicio que otras entidades,
filiales o subsidiarias publiquen el presente manual previo consentimiento por
parte de MARKETING PERSONAL S.A.
CATEGORÍA DE DATOS
MARKETING PERSONAL S.A. en desarrollo
del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados,
ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislación
vigente:
Dato Personal: Conjunto de información
susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.
Dato público: Es dato público todo aquel
contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a
su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son
datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en
registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no
sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es
semiprivado, privado o sensible.
Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o
divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector
social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
Dato reservado: Es el dato que posee una
naturaleza confidencial y que será tratado de conformidad con los acuerdos
marco de confidencialidad suscritos por la empresa.
Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o
divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su
titular.
Dato sensible: Es aquel que afecta la
intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por
ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política,
el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación
en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.
MARCO NORMATIVO Y LEGAL
El conjunto de normas que regula el tratamiento de
datos personales es el siguiente:
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decretos Reglamentario 1727 de 2009
Decretos Reglamentario 2952 de 2010.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Decreto Reglamentario 1074 de 2015.
Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la
Corte Constitucional.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y
FINALIDAD DEL MISMO.
El tratamiento de los datos de los titulares con
los cuales MARKETING PERSONAL S.A. tuviere establecida o estableciera una
relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la
materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
·
Mantener una comunicación constante con los
titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades
propias de la empresa de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos
definida en la política.
·
Mantener un consolidado de los usuarios del dominio
web, micrositios y la realización de estadísticas, encuestas y demás
actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante
para el cumplimiento del objeto social.
·
Cumplir con las obligaciones legales y
contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la
elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias
de las campañas y proyectos llevados a cabo por la empresa.
·
Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío
de información de cada una de las campañas llevas a cabo por la empresa, así
como la promoción de los demás productos o servicios relacionados u ofrecidos
de manera directa o indirecta por la empresa.
·
Mantener una comunicación constante relacionada con
los productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos,
contenidos ofrecidos por la empresa.
·
Compartir los datos personales o las bases de datos
tratadas por MARKETING PERSONAL S.A. a terceros que gestionen, ayuden o
desarrollen la ejecución de actividades propias de la empresa o que se deriven
del cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales o
contractuales con dichos terceros.
·
Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por
MARKETING PERSONAL S.A.
·
Gestionar
trámites (solicitudes, quejas, reclamos) y procedimientos administrativos como
el envío de cuentas de cobro y facturas, requerimientos y peticiones, y todo
aquel documento que sea necesario en cumplimiento del objeto social de MARKETING
PERSONAL S.A.
·
Velar por la seguridad y el adecuado funcionamiento
de las instalaciones y las sedes en las cuales MARKETING PERSONAL S.A.
desarrolla su actividad comercial, a través de monitoreo por cámaras de
videovigilancia.
·
Gestionar la seguridad de las personas, bienes y
activos de información en custodia de MARKETING PERSONAL S.A.
·
El desarrollo de las relaciones contractuales,
comerciales, laborales u otras que se tengan con clientes, proveedores,
empleados y terceros por parte de la empresa.
·
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de
información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes
que así lo requieran.
·
Consulta y
reporte en centrales de riesgo, de conformidad con las pautas señaladas en la
ley 1266 de 2088 y las normas complementarias.
·
Adelantar procesos de selección, incluyendo:
evaluación y calificación de los participantes, verificación de referencias
laborales y personales, la prueba de polígrafo, y la consulta de la información
sobre el titular que se encuentre almacenada en las bases de datos de
antecedentes judiciales, así como la consulta a centrales de riesgos o bases de
datos.
·
Adelantar procesos de contratación y afiliación al
Sistema de Seguridad Social Integral.
·
El desarrollo de la relación contractual y
ejecución del contrato de trabajo, o bien de prestación de servicios que se
llegue celebrar.
·
Gestión de las incapacidades médicas de los
empleados y gestión y manejo de accidentes de trabajo y/o de enfermedades
profesionales.
·
Gestión y cumplimiento de las actividades propias
de los programas de bienestar para el titular y sus beneficiarios (hijos,
cónyuge o compañero permanente).
·
Actividades propias del ejercicio de la potestad
sancionatoria del empleador.
·
La gestión y ejecución de los contratos que sean
celebrados con MARKETING PERSONAL S.A.
·
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por MARKETING
PERSONAL S.A. con el empleado Titular de la Información, con relación al pago
de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el
contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de
empleados).
·
Contacto y notificación a los contactos autorizados
en caso de emergencias presentadas durante el horario de trabajo o con ocasión
del desarrollo de este.
·
MARKETING PERSONAL S.A. podrá tratar los Datos
Personales de sus empleados de sus contratistas, a través del monitoreo de las
herramientas de trabajo y recursos tecnológicos suministrados por la empresa,
incluidos, pero sin limitarse, al monitoreo de computadores, cuentas de correo
electrónico, mensajes de datos, teléfonos fijos o móviles.
·
Actividad para la formación y capacitación de
empleados.
·
Adelantar procesos de selección y contratación de
proveedores.
·
Procesar los pagos, verificar cuentas por pagar y
saldos pendientes.
·
Verificar el cumplimiento de obligaciones
contraídas por los Proveedores, así como aquellas contraídas por MARKETING
PERSONAL S.A con los Proveedores.
·
La reproducción, comunicación pública, distribución
y adaptación o transformación, y en general, el uso de los derechos de imagen
para que pueda ser utilizada en cualquier medio o soporte y para cualquier
aplicación.
·
Desarrollar el objeto social de MARKETING PERSONAL
S.A. conforme a sus estatutos sociales.
·
Cumplir las normas aplicables a proveedores y
contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
MARKETING PERSONAL S.A. sólo realizará el
tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización. Para
el caso de datos personales sensibles, MARKETING PERSONAL S.A. podrá hacer uso
y tratamiento de ellos cuando:
·
El titular haya dado su autorización explícita,
salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
·
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el
interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.
·
El tratamiento sea efectuado en el curso de las
actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación,
ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad
sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del titular.
·
El Tratamiento se refiera a datos que sean
necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial.
·
El Tratamiento tenga una finalidad histórica,
estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos personales se asegurará
el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, púberes,
impúberes y adolescentes). En caso de recaudarlos debe darse cumplimiento a lo
señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012. Queda proscrito el
tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de
naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los
siguientes parámetros:
1. Responder y respetar el
interés superior de los menores.
2. Asegurar el respeto de los
derechos fundamentales de los menores.
En virtud de lo anterior, MARKETING PERSONAL S.A. sólo
tratará datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya
indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el
tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los
menores.
TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR
TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.
La aceptación de la presente política implica para
el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene
MARKETING PERSONAL S.A., respetando en todo momento las disposiciones legales
que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos
del titular a terceros en el país o en el exterior.
A su vez, MARKETING PERSONAL S.A. podrá realizar la
transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los
datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales
aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política
autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel
internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas
las relaciones que puedan establecerse con la compañía.
Para la transferencia internacional de datos
personales de los titulares, MARKETING PERSONAL S.A. tomará las medidas
necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la
presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban
únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con
MARKETING PERSONAL S.A. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o
destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional
de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581
de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos
personales que efectúe MARKETING PERSONAL S.A., no requerirán ser informadas al
titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión
de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
MARKETING PERSONAL S.A., también podrá intercambiar información personal con
autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras
autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de
investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros
participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores,
abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
·
Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las
leyes distintas a las de su país de residencia;
·
Para cumplir con procesos jurídicos;
·
Para responder las solicitudes de las autoridades
públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades
públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
·
Para hacer cumplir los términos y condiciones al
interior de la compañía;
·
Para proteger las operaciones de la empresa;
·
Para proteger los derechos, privacidad, seguridad o
propiedad, de la compañía y los de terceros;
·
Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar
los daños y perjuicios que puedan afectar a la compañía.
Todo lo anterior, en el evento que la MARKETING
PERSONAL S.A. pretenda hacer dicha transferencia o transmisión.
OBLIGACIONES DE MARKETING PERSONAL S.A.
MARKETING PERSONAL S.A. reconoce que los datos
personales son propiedad de los titulares y que únicamente tales personas
podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas
finalidades a las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior
se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del
tratamiento:
·
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio de sus derechos.
·
Buscar el medio a través del cual obtener la
autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier
tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.
·
Informar de manera clara y expresa a sus usuarios,
empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el
tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho
tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada. Para ello, la empresa deberá diseñar la estrategia a través de la
cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará
a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate.
·
Informar a los titulares de los datos para cada
caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información
solicitada.
·
En todos los casos en los que se recopilen datos,
se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a
sus datos.
·
Conservar la información bajo las condiciones de
seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
·
MARKETING PERSONAL S.A. debe informar la
identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área
que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
·
Garantizar en todo tiempo al titular de la
información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de
petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él
exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección
de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los
mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
·
Conservar con las debidas seguridades los registros
de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración,
uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la
actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los
mismos le reporten novedades o solicitudes.
·
Garantizar que la información que se suministre al
Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible.
·
Actualizar la información, comunicando de forma
oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
·
Rectificar la información cuando sea incorrecta y
comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
·
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el
caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en el presente Manual.
·
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo
momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del Titular.
·
Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes
formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.
·
Adoptar un Manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012
y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
·
Informar al Encargado del Tratamiento cuando
determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una
vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
·
Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso
dado a sus datos.
·
Informar a la autoridad de protección de datos
cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en
la administración de la información de los Titulares.
·
Cumplir las instrucciones y requerimientos que
imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad
vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los
derechos de los titulares de los datos personales:
·
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos
personales frente a MARKETING PERSONAL S.A. en su condición de responsable del
tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
·
Solicitar prueba de la autorización otorgada a
MARKETING PERSONAL S.A. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio
válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
·
Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las
demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de
consulta o requerimiento ante MARKETING PERSONAL S.A.
·
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión
del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales
que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y
cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que
motiven nuevas consultas.
·
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos
sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos
sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.
Estos derechos podrán ser ejercidos por: (i) El
titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición MARKETING PERSONAL S.A. (ii) Los
causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. (iii) El
representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento. (iv) Otro a favor o para el cual el titular
hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos
sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.
PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES
DE LOS DATOS PERSONALES.
MARKETING PERSONAL S.A. pone a disposición
de los titulares de los datos el correo electrónico: informacion@grupomp.com.co para elevar
sus consultas; las cuales
serán atendidas y tramitadas por el área de servicio al cliente.
Los procedimientos que se describen a continuación
sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes,
siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.
En todos los procedimientos el titular o sus
representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, sus datos de
contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una
dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y
la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar
obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder
debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los
que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que
responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el
titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra
información que permita establecer la base de datos que contiene los datos
objeto de la solicitud.
CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS
TITULARES.
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar
la información personal del titular que repose en MARKETING PERSONAL S.A.,
quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o
que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la
atención de solicitudes de consulta de datos personales MARKETING PERSONAL S.A.
garantiza:
·
Habilitar medios de comunicación electrónica u
otros que considere pertinentes.
·
Establecer formularios, sistemas y otros métodos
simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
·
Utilizar los servicios de atención al cliente o de
reclamaciones que tiene en operación.
·
En cualquier caso, independientemente del mecanismo
implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán
atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de
la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de
dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer plazo.
PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES
TRATADOS POR MARKETING PERSONAL S.A.
El titular de los datos personales o sus
representantes pueden elevar solicitud a MARKETING PERSONAL S.A. y/o al
encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos
personales que la compañía ha recolectado, almacenado o usado.
El titular debe enviar solicitud escrita al correo
electrónico, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo
de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de
ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una
dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia,
un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o
la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso,
mediante poder debidamente otorgado.
Si no se cumplen con los requisitos enunciados para
solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado,
dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo,
para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) meses
calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que
cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se
asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.
MARKETING PERSONAL S.A., a través de la persona
encargada para ello, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del
tratamiento para que en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados
a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.
Si el responsable y/o encargado del tratamiento no
puede atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, se le notificará al
titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida
dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en
ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir
del vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR
O SUPRIMIR LOS DATOS.
El titular de los datos personales o sus
representantes pueden elevar solicitud a MARKETING PERSONAL S.A. y/o al
encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por
la institución sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si
consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos
en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes
políticas, efectuando el siguiente procedimiento:
El titular o su representante, deberá elevar su
solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:
1.
Nombre del titular de los datos
2.
La identificación del Titular (cédula
de ciudadanía)
3.
La descripción de los hechos que dan lugar
al reclamo
4.
La dirección y demás datos de contacto
del titular
5.
La descripción del procedimiento que desea realizar
(corrección, actualización o supresión
6.
los documentos corroboren la
solicitud (opcional)
Si no se cumplen con los requisitos enunciados para
solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado,
dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo,
para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes
contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los
requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará
al desistimiento de la solicitud o reclamo.
Una vez recibida la solicitud, y en un término no
mayor a dos (2) días hábiles contados desde la feche de recepción de la
solicitud, se incluirá en la base de datos la frase “reclamo en trámite” y el
motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya
decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar
traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está
legitimado para responderla.
El responsable o encargado del tratamiento
dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la
fecha de recepción de la solicitud para atenderla.
Si no fuere posible atender la solicitud dentro del
término señalado, MARKETING PERSONAL S.A. informará de ello al interesado,
indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la
fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha
podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término
inicial.
No podrá concederse la supresión de los datos
personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando
exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan
en la respectiva base de datos.
PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A
LA MARKETING PERSONAL S.A. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES
El titular de los datos personales o su
representante, pueden revocar la autorización dada a MARKETING PERSONAL S.A.
para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al
responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el
objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento
consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir
los datos personales tratados por MARKETING PERSONAL S.A.
AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES
MARKETING PERSONAL S.A. solicitará a los titulares
de la información su autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Para ello se tendrá en cuenta, que:
El titular tiene la potestad de autorizar su
tratamiento, su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el
consentimiento, MARKETING PERSONAL S.A. informará al Titular de los Datos el
uso o finalidad y este será el uso que MARKETING PERSONAL S.A. como responsable
del Tratamiento podrá hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los
Encargados del mismo.
El Titular de los Datos personales tiene derecho a
revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual
que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con MARKETING PERSONAL
S.A., es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos
relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán
para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la
autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con
la finalidad como con en el tiempo.
MARKETING PERSONAL S.A. aplicará las mejores
prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos
personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de
las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y
en los casos pertinentes.
MARKETING PERSONAL S.A. requiere del consentimiento
libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el
tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la
ley, a saber:
·
Información requerida por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
·
Datos de naturaleza pública.
·
Casos de urgencia médica o sanitaria.
·
Tratamiento de información autorizado por la ley
para fines históricos, estadísticos o científicos.
·
Datos relacionados con el Registro Civil de las
Personas.
MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
MARKETING PERSONAL S.A. obtendrá la autorización
mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico,
mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo
caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a
través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte
del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran
almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por
MARKETING PERSONAL S.A. de manera previa al tratamiento de los datos
personales.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden en
cualquier momento revocar la autorización otorgada a MARKETING PERSONAL S.A.
para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los
mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
MARKETING PERSONAL S.A. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que
permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos
personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la
revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total
en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto MARKETING PERSONAL
S.A. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la
otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo
caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como
para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, MARKETING PERSONAL
S.A. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en
relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
MARKETING PERSONAL S.A. conservará la prueba de la
autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su
tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en
la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el
registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia,
MARKETING PERSONAL S.A. podrá establecer archivos físicos o repositorios
electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados
para tal fin.
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de
los datos, MARKETING PERSONAL S.A. pondrá a disposición de éste, previa
acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante,
sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los
respectivos datos personales a través de todo tipo de medios, incluyendo los
medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de
los datos, MARKETING PERSONAL S.A. pondrá a disposición de éste, previa
acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante,
sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los
respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los
medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho
acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la
posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política rige a partir de la fecha de
su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que
le sean contrarias, tendrán un
periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será
necesario mientras subsista la empresa y
el desarrollo de su objeto social, en todo caso, este término no será inferior
a (50) años.. Lo no previsto en el presente manual se
reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales
vigente en Colombia.
**MARKETING PERSONAL S.A.